Điều khoản tham chiếu

Hỗ trợ kỹ thuật và Báo cáo Tài chính - Việt Nam

1. Bối cảnh tổ chức

Chương trình ChildFund’s Sport for Development cung cấp cho trẻ em cơ hội vui chơi, học tập và phát triển. Thông qua việc học tập tích hợp thể thao và kỹ năng sống, những người trẻ ở các cộng đồng dễ bị tổn thương được chuẩn bị để vượt qua các thử thách và khơi nguồn những sự thay đổi xã hội tích cực và chủ động nắm lấy các cơ hội lãnh đạo trong cộng đồng của họ.

Theo hướng dẫn của ChildFund Australia, Tất cả chương trình thể thao vì phát triển đóng góp vào việc đạt được bình đẳng giới, giảm bất bình đẳng, và chấm dứt bạo lực đối với trẻ em, hướng tới mục tiêu trong Các mục tiêu phát triển bền vững cửa UN. Những người tham gia còn phát triển các kỹ năng cảm xúc xã hội quan trọng giúp họ đạt được các mục tiêu cá nhân, xây dựng sự cảm thông, quản lý cảm xúc, phát triển mối quan hệ tích cực và đưa ra các quyết định có trách nhiệm.

ChildFund Australia thực hiện chương trình với rất nhiều đối tác tại Cam-pu-chia, Lào, Myanmar, Papua New Guinea, Timor-Leste, Việt Nam, và các nước Thái Bình Dương, và quẳn lý dự án được thực hiện bởi các tổ chức đối tác xuyên suốt Châu Á, châu Phi và Châu Mỹ. Công việc của ChidlFund được tài trợ thông qua các khoản tài trợ trẻ em và cộng đồng, tài trợ của chính phủ cũng như các khoản quyên góp từ cá nhân, những người tin tưởng, các quỹ và các doanh nghiệp.

ChildFund Australia là một thành viên của Liên minh ChildFund - một mạng lưới toàn cầu gồm 12 tổ chức phát triển lấy trẻ em làm trọng tâm, hiện đang hỗ trợ gần 23 triệu trẻ em và gia đình các trẻ trên 70 quốc gia. ChildFund Australia là một tổ chức đã đăng ký, một thành viên của Uỷ ban Úc về phát triển quốc tế, và hoàn toàn được công nhận bởi Bộ Thương mại và Ngoại giao - cơ quản quản lý các chương trình viện trợ nước ngoài của Chính phủ Úc.

Dưới sự bảo trợ của ChildFund Sport for Development, ChildFund Rugby thực hiện một loạt các sản phẩm học tập cảm xúc xã hội dựa trên bóng bầu dục và gần đây đã được chỉ định là đối tác Gây quỹ từ thiện chính thức của Cúp bóng bầu dục thế giới 2021, chơi năm 2022 tại New Zealand. Vị trí này liên quan chặt chẽ đến nhu cầu làm việc của ChildFund Rugby.

2. Tổng quan

ChildFund có một số quyền và lợi ích được nêu ra trong thoả thuận với Liên đoàn Bóng bầu dục thể giới khi là đối tác Gây quỹ từ thiện chính thức của Cúp bóng bầu dục thế giới 2021, chơi năm 2022. Ví trí tư vấn này sẽ cung cấp hỗ trợ cho nhóm ChildFund Sport for Development để tối ưu hoá các cơ hội về quyền và lợi ích này để cải thiện hồ sơ, tạo ra doanh thu và cuối cùng tạo ra các tác động xã hội thông qua quan hệ đối tác dựa trên bóng bầu dục. Thêm vào đó, tư vấn này được yêu cầu sẽ cung cấp hỗ trợ mang tính chất tư vấn đặc biệt trong các sự kiện lớn liên quan đến Cúp bóng bầu dục thế giới 2021, chơi năm 2022.

3. Phạm vi

Tư vấn này sẽ cung cấp hỗ trợ đối tác triển khai cải thiện thực hành báo cáo tài chính của họ và đáp ứng các yêu cầu tài trợ của ChildFund. Vị trí tư vấn này sẽ làm việc với đối tác để:

Chuẩn bị báo cáo tài chính hàng quý và hàng năm theo hướng dẫn từ ChildFund để nộp cho Điều phối quan hệ đối ChildFund S4D;
Quản lý chi phí, dự đoán và báo cáo so với thoả thuận giữa đối tác với ChildFund;
Xem xét báo cáo chi phí hoạt động (trừ trả lương) và đảm bảo đối tác tuân thủ các Hướng dẫn tài chính và mua sắm đã được đối tác phê duyệt;
Cung cấp một báo cáo cho Điều phối quan hệ đối tác ChildFund S4D, nêu rõ các mảng cần cải thiện trong quy trình thanh toán và tài liệu hoá;
Chuẩn bị ngân sách dự án và điều chỉnh ngân sách khi được yêu cầu;
Xác nhận chi phí và thanh toán cho nhà cung cấp dựa trên kế hoạch mua sắm được phê duyệt và đảm bảo rằng các quy trình đã đồng ý được tuân thủ và bằng chứng hoá bằng các yêu cầu mua sẵm và đơn đặt hàng;
Chuẩn bị báo cáo tài chính theo mẫu được yêu cầu và bản nháp phân bổ doanh thu;
Scan chứng từ thanh toán theo yêu cầu của ChildFund và nhà tài trợ;
Xem xét, làm rõ và đảm bảo hoàn thiện báo cáo tài chính trước khi nộp cho Điều phối quan hệ đối tác ChildFund S4D.

Tư vấn này cũng sẽ hỗ trợ các việc kiểm tra và cân đối sau:

Đảm bảo việc chuyển tiền được thể hiện chính xác trên sao kê ngân hàng;
Xem xét số dư đầu kỳ, các khoản trong kỳ và số dư cuối kỳ và đảm bảo chúng chính xác;
Thống nhất Sao kê ngân hàng với biên bản kiểm kê tiền mặt;
Đảm bảo quyết toán được đi kèm với với các tài liệu hợp lý theo chính sách của đối tác;
So sánh dữ liệu thể hiện trong các báo cáo quyết toán chi tiết (ngày, số lượng và mô tả) và ngày trong hệ thống báo cáo đảm bảo nhất quán;
Đảm bảo tài liệu được phê duyệt tuân thủ với chính sách phân quyền của đối tác.

Tất cả báo cáo sẽ được hoàn thiện theo mẫu mà ChildFund cung cấp vào ngày 10 hàng tháng.

Công việc này đòi hỏi làm việc 2 ngày mỗi tháng.

4. Quản lý và Báo cáo

Tư vấn này sẽ báo cáo cho Điều phối quan hệ đối tác ChildFund S4D.

Tư vấn không có trách nhiệm quản lý.

Tư vấn sẽ làm việc chặt chẽ với Cán bộ tài chính được giao của đối tác, Điều phối quan hệ đối tác ChildFund S4D và Cán bộ hỗ trợ Đối tác và hành chính tài chính ChildFund S4D. Tất cả báo cáo phải được hoàn thành bằng Tiếng anh và cung cấp ở dạng điện tử.

5. Tính bảo mật

Tất cả thảo luận và tài liệu liên quan đến vị trí này cần được coi là bảo mật bởi tất cả các bên.

6. An toàn

Ứng viên thành công được yêu cầu phải tuân thủ Quy trình và Chính sách an toàn trẻ của ChildFund Australia và phải ký Quy tắc ứng xử, cũng như Chính sách và quy trình phòng chống Xâm hại tình dục, bóc lột và lạm dụng (PSEAH) của ChildFund. Tư vấn pảhi có Lỹ lịch tư pháp hoặc Lý lịch làm việc với trẻ em (hoặc tương đương).

7. Phòng chống khủng bố

ChildFund Australia tuân thủ nghĩa vụ theo luật của Úc liên quan đến phòng chống khủng bố. Để thực hiện nghĩa vụ này, tên của tư vấn sẽ được xem xét theo Bộ Thương mại và Ngoại giao (DFAT) và Danh sách an toàn quốc gia Úc khi bắt đầu bất cứ giao dịch tài chính nào.

8. Bảo hiểm

Ứng viên thành công được yêu cầu phải có sẵn bảo hiểm phù hợp theo mô tả yêu cầu trong TOR này bao gồm (nhưng không hạn chế) bảo hiểm đi lại.

The successful applicant will be required to have in place insurance arrangements appropriate to provision of the requirement in this ToR including (without limitation) travel insurance.

9. Xác nhận và Tuyên bố từ chối trách nhiệm

ChildFund, ban giám đốc và nhân viên của ChildFund không đưa ra ấn tượng hoặc sự trình bày có ẩn ý hoặc đảm bảo nào về tiền tệ, độ tin cậy hoặc việc hoàn thiện các thông tin được bao gồm trong TOR này. Không có gì trong TOR này giải thích cho việc phát sinh nghĩa vụ hoặc quyền hợp đồng, diễn đạt hoặc ngụ ý, bằng cách đưa ra mô tả Công việc này hoặc thể hiện quan tâm đối với nó. Không có hợp đồng nào được tạo thành cho đến khi một hợp đồng bằng văn bản chính thức được ký kết giữa ChildFund và một ứng viên được chọn.

10. Tiêu chí lựa chọn

Bằng cấp và kinh nghiệm

Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong công việc có liên quan;
Có kinh nghiệm làm việc với đối tác thể thao và các tổ chức phi chính phủ là một lợi thế;
Hiểu rõ về quy trình tài chính và hành chính với kiến thức trong thực hành kế toán hoặc sổ sách kế toán;
Có kinh nghiệm trong yêu cầu báo cáo tài chính;
Có kinh nghiệm cung cấp dịch vụ hỗ trợ đối tác;
Sử dụng máy tính thành tạo gồm có Excel hoặc Numbers và có khả năng tốt trong sử dụng tiếng Việt; Tiếng anh là một ưu thế;
Có kinh nghiệm chuẩn bị dữ liệu cho kiểm toán nội bộ và thuê ngoài;

Kỹ năng

Giao tiếp hiệu quả và linh hoạt ở mọi cấp độ;
Làm việc hiệu quả dưới áp lực và có thể điều chỉnh;
Có thể làm việc độc lập;
Kỹ năng con người tốt;
Là người suy nghĩ sáng tạo và tạo động lực;

You are expected to remain alert and responsive to any child safeguarding and Sexual Exploitation, Abuse or Harassment (SEAH) risks and conduct yourself in a manner consistent with Child Safeguarding and Prevention of SEAH Policies.

Bạn được kỳ vọng sẽ duy trì cảnh giác và phản ứng với bất kỳ rủi ro nào về an toàn trẻ và Xâm hại tình dục, bóc lột và lạm dụng (SEAH) và luôn hành xử theo quy tắc nhất quán với chính sách An toàn trẻ em và Phòng chống SEAH.

Ứng viên quan tâm vui lòng nộp hồ sơ qua link Bamboo tại và nêu rõ mức chi trả theo ngày bằng USD.

---------

1. Organisational Context

ChildFund’s Sport for Development programs provide children with opportunities to play, learn and grow. Using integrated sport and life skills learning, young people from vulnerable communities are equipped to overcome challenges, inspire positive social change and take active leadership roles within their communities.

Under ChildFund Australia’s guidance, all Sport for Development programs contribute to achieving gender equality, reducing inequality, and ending violence against children, reflecting targets within the UN Sustainable Development Goals. Participants also develop critical social and emotional skills which help them to achieve personal goals, build empathy, manage emotions, develop positive relationships, and make responsible decisions.

ChildFund Australia implements programs with a range of partners in Cambodia, Laos, Myanmar, Papua New Guinea, Timor-Leste, Vietnam, and other Pacific nations, and manages projects delivered by partner organisations throughout Asia, Africa and the Americas. ChildFund’s work is funded through child and community sponsorship, government grants as well as donations from individuals, trusts and foundations, and corporates.

ChildFund Australia is a member of the ChildFund Alliance – a global network of 12 child-focused development organisations that supports nearly 23 million children and their families in 70 countries. ChildFund Australia is a registered charity, a member of the Australian Council for International Development, and fully accredited by the Department of Foreign Affairs and Trade which manages the Australian Government’s overseas aid program.

Under the ChildFund Sport for Development umbrella, ChildFund Rugby delivers a range of rugby-based social and emotional learning products and has recently been appointed as the Principal Charity for Rugby World Cup 2021, playing in 2022, in New Zealand. This consultancy relates specifically to ChildFund Rugby business needs.

2. Overview

ChildFund has a number of rights and benefits outlined in an agreement with World Rugby as the Principal Charity for Rugby World Cup 2021, playing in 2022. This Consultancy will provide support to the ChildFund Sport for Development Team to maximise the opportunities these rights and benefits provide to raise profile, generate revenue and ultimately to create social impact through rugby-based partnerships. In addition, the consultant will be required to provide ad-hoc advisory support to wider major event alignment beyond Rugby World Cup 2021, playing in 2022.

3. Scope

The Consultant will provide support to implementing partners to improve their financial practices and meet ChildFund donor requirements. The Consultant will work with partners to:

Prepare quarterly and annual financial reports in-line with guidance from ChildFund for submission to the ChildFund S4D Partnership Coordinator;
Monitor expenditure, forecasting and reporting against the partner’s Project Agreement with ChildFund;
Review activity expenditure reports (exclude salaries) and ensure they are compliant with partner-approved finance and procurement guidelines;
Provide a report to the ChildFund S4D Partnership Coordinator outlining areas for improvement in payment processed and documentation;
Prepare project budgets and budget variations as required;
Verify expenditures and payments to vendors based on approved procurement plans and ensure that agreed processes are followed and evidenced by purchase requisitions and purchase orders;
Prepare financial reports in the required formats and draft revenue allocations;
Scan payment documents as per ChildFund and donor requirements;
Review, clarify and ensure completion of financial reporting before submission to the ChildFund Partnership Coordinator.

The Consultant will also support with the following checks and balances:

Ensure fund transfers are shown accurately in bank statements;
Review opening, carry forward, and closing balances to ensure they are accurate;
Reconcile bank statements with a cash count;
Ensure acquittals are supported by sufficient documentation as per partner policy;
Compare data presented in the detailed acquittals ledger report (date, amount and description) and date in the accounting system to ensure a match;
Ensure documentation has been approved in-line with the partner’s delegation of authority.

All reporting will be completed in a format provided by ChildFund by the 10th of each month.

This assignment is expected to require 2 days per month.

4. Management and Reporting Arrangements

The Consultant will report to ChildFund S4D Partnerships Coordinator.

The Consultant will have no management authority.

The Consultant will work closely with a designated partner Finance Officer, the ChildFund S4D Partnership Coordinator and the ChildFund S4D Administration, Finance and Partner Support Officer. All reporting must be completed in English and provided in the given electronic format.

5. Confidentiality

All discussions and documents relating to this ToR will be treated as confidential by the parties.

6. Safeguarding

The successful applicant will be required to comply with ChildFund Australia’s Child Safeguarding Policy and Procedures and to sign a Code of Conduct, as well as with ChildFund’s Prevention of Sexual Exploitation, Abuse and Harassment (PSEAH) policy and procedures. The Consultant must also have in place a Criminal Background Check/Working with Children Check (or equivalent).

7. Counter-Terrorism

ChildFund Australia acknowledges its obligation under the Australian laws relating to counter-terrorism. In order to meet its obligation, the consultant’s name will be reviewed against Department of Foreign Affairs and Trade (DFAT) and National Security Australia lists at the onset of any financial relationship.

8. Insurance

The successful applicant will be required to have in place insurance arrangements appropriate to provision of the requirement in this ToR including (without limitation) travel insurance.

9. Acknowledgment and Disclaimer

ChildFund, its Board and staff make no express or implied representation or warranty as to the currency, reliability or completeness of the information contained in this ToR. Nothing in this ToR should be construed to give rise to any contractual obligations or rights, expressed or implied, by the issue of this ToR or the submission of Expression of Interest in response to it. No contract would be created until a formal written contract is executed between ChildFund and a selected Consultant.

10. Selection Criteria

Qualifications and Experience

Minimum of three years relevant working experience;
Experience working with sports partners and/or NGOs an advantage;
Sound understanding of financial and administrative processes with knowledge in basic accounting/bookkeeping practices;
Experience with financial reporting requirements;
Experience of providing support through partnership arrangements;
Good computer literacy including Excel or Numbers and strong spoken and written Vietnamese and English;
Experience of preparing data for internal/external auditors.

Skills

Effective and proactive communicator at all levels;
Effective under pressure and adaptable;
Ability to work independently;
Strong people skills; and
Creative thinker and motivator.

Please apply through this link on Bamboo and state your gross daily rate in USD.