Finance and Operations Director​

Overview

Counterpart International is currently seeking a Finance and Operations Director to set up, and thereafter manage, the financial, accounting, operational, fiscal, and administrative functions of a Human Rights activity in Latin America and Caribbean.  This individual will ensure strict and timely compliance with all applicable domestic and regional laws, donor (USAID) and Counterpart’s norms, policies, and procedures. This is a full-time position based in Bogota, Colombia. This position will report to the Chief of Party (CoP). Local candidates strongly encouraged to apply.

Responsibilities

• Directly set up and manage the financial and operational functions of the Program, including but not limited to management and supervision of project procurement, logistics and human resources operational processes, ensuring compliance with USAID’s and Counterpart’s policies and procedures as well as with local laws and regulations while applying the best financial and accounting practices;
• Prepare the Program’s and organization’s monthly, quarterly, and annual financial reports, including tracking, reporting, and documenting cost share requirements;
• Prepare and coordinate the preparation of budgets, projections, and monthly monitoring expenses;
• Maintain and update the Program’s financial accounts;
• Lead and coordinate the Finance, Security, and Administration team to support the administrative, logistic, security, and financial processes to support the implementation of Program activities;
• Review and ensure that all recruiting and selection processes for both employees and consultants follow transparent and rigorous procedures and comply with the required documentation and approvals;
• Oversee the project’s management/implementation of human resources policies and procedures as well as compliance with applicable labor and fiscal laws and regulations;
• Ensure efficient use of the Program’s assets and the continuous and smooth functioning of the office’s facilities, infrastructure, and equipment;
• Conduct an internal auditing process for the organization’s financial and administrative procedures, ensuring compliance with all Counterpart’s and USAID’s rules and regulations;
• Coordinate disbursements and reconciliations of the grants program;
• Recommend improvements or changes to the financial and administrative policies and procedures, as well as manage the implementation of approved policies;
• If needed, provide support to grants program, such as supporting pre-award assessments or providing finance/compliance technical assistance to grantees;
• Keep informed and up to date on approved changes to the country’s laws and regulations as they apply to the organization and the Program’s activities, making appropriate recommendations to the Program Leadership for implementation and compliance;
• Perform other related tasks relevant to the launching of operations of the as assigned by the COP and HQ team.

Qualifications

• Bachelor’s degree in Business Administration, Accounting or Finance.

• A minimum of  10 years of management-level experience in financial, administrative, and accounting areas;

• Knowledge and experience with donor-funded Programs, preferably USAID.

• Knowledge and extensive experience using Microsoft Office, QuickBooks and/or other financial software, Internet, Skype, and similar e-communications;

• Strong staff management and team-building skills, influencing and promoting a positive working environment;

• Demonstrated leadership, management, decision-making and positive interpersonal skills;

• Ability to perform efficiently independently and under pressure and as an effective team member;

• Strong attention to detail;

• Demonstrated analytical and problem-solving skills;

• Excellent oral and written communications skills;

• Verbal and written fluency in English and Spanish required;

• Ability to think strategically and to act in the best interests of the organization;

Counterpart is an equal opportunity/affirmative action employer and does not discriminate in its selection and employment practices. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, protected veteran status, genetic information, age, or other legally protected characteristics.

Accessibility Notice: If you need reasonable accommodation for any part of the employment process due to a physical or mental disability, please send an email to recruiting@counterpart.org. Please view Affirmative Action/Equal Employment Opportunity Posters provided by OFCCP here.

Only finalists will be contacted. No phone calls, please.

-------------------------------------------------------------

Counterpart International busca un Director Financiero y de Operaciones para establecer y gestionar las funciones financieras, contables, operativas, fiscales y administrativas de una actividad de Derechos Humanos en América Latina y el Caribe. Esta persona garantizará el cumplimiento estricto y oportuno de todas las leyes nacionales y regionales aplicables, las normas, políticas y procedimientos de los donantes (USAID) y de Counterpart. Este es un puesto a tiempo completo con sede en Bogotá, Colombia. Esta posición reportará al Director del Proyecto (COP). Se recomienda encarecidamente a los candidatos locales que presenten su candidatura.

Responsabilidades principales:

• Establecer y gestionar directamente las funciones financieras y operativas del Programa, incluyendo pero no limitado a la gestión y supervisión de las adquisiciones del proyecto, la logística y los procesos operativos de recursos humanos, garantizando el cumplimiento de las políticas y procedimientos de USAID y de Counterpart, así como con las leyes y reglamentos locales, aplicando las mejores prácticas financieras y contables;
• Preparar los informes financieros mensuales, trimestrales y anuales del Programa y de la organización, incluido el seguimiento, la presentación de informes y la documentación de los requisitos de reparto de costes;
• Preparar y coordinar la elaboración de presupuestos, proyecciones y gastos mensuales de seguimiento;
• Mantener y actualizar las cuentas financieras del Programa;
• Dirigir y coordinar el equipo de Finanzas, Seguridad y Administración para respaldar los procesos administrativos, logísticos, de seguridad y financieros en apoyo de la ejecución de las actividades del Programa;
• Revisar y garantizar que todos los procesos de contratación y selección, tanto de empleados como de consultores, sigan procedimientos transparentes y rigurosos y cumplan con la documentación y las aprobaciones requeridas;
• Supervisar la gestión/aplicación de las políticas y procedimientos de recursos humanos del proyecto, así como el cumplimiento de las leyes y normativas laborales y fiscales aplicables;
• Garantizar el uso eficiente de los activos del Programa y el funcionamiento continuo y sin problemas de las instalaciones, infraestructuras y equipos de la oficina;
• Llevar a cabo un proceso de auditoría interna de los procedimientos financieros y administrativos de la organización, garantizando el cumplimiento de todas las normas y reglamentos de Counterpart y USAID;
• Coordinar los desembolsos y las conciliaciones del programa de subvenciones;
• Recomendar mejoras o cambios en las políticas y procedimientos financieros y administrativos, así como gestionar la aplicación de las políticas aprobadas;
• En caso necesario, prestar apoyo al programa de subvenciones, por ejemplo, apoyando las evaluaciones previas a la adjudicación o proporcionando asistencia técnica en materia de finanzas/cumplimiento a los beneficiarios;
• Mantenerse informado y al día de los cambios aprobados en las leyes y normativas del país aplicables a la organización y a las actividades del Programa, y hacer las recomendaciones oportunas a la dirección del Programa para su aplicación y cumplimiento;
• Realizar otras tareas relacionadas con la puesta en marcha de las operaciones del programa que le asigne el COP y el equipo de la sede central;

CUALIFICACIONES:

• Licenciatura en Administración de Empresas, Contabilidad o Finanzas.
• Un mínimo de diez años de experiencia a nivel de gestión en áreas financieras, administrativas y contables;
• Conocimientos y experiencia con programas financiados por donantes, preferiblemente USAID.
• Conocimiento y amplia experiencia en el uso de Microsoft Office, QuickBooks y/u otro software financiero, Internet, Skype y comunicaciones electrónicas similares;
• Sólidas capacidades de gestión de personal y creación de equipos, influyendo y promoviendo un entorno de trabajo positivo;
• Capacidad demostrada de liderazgo, gestión, toma de decisiones y habilidades interpersonales positivas;
• Capacidad para trabajar con eficacia de forma independiente y bajo presión y como miembro eficaz de un equipo;
• Gran atención al detalle;
• Capacidad demostrada de análisis y resolución de problemas;
• Excelentes dotes de comunicación oral y escrita;
• Fluidez verbal y escrita en inglés y español;
• Capacidad para pensar estratégicamente y actuar en interés de la organización;
• Fuerte sentido de la responsabilidad;
• Puntualidad y compromiso;
• Actitud positiva y habilidades interpersonales;
• Buen juicio y sólidos principios éticos;
• Nivel superior de comunicación oral y escrita en inglés;
• Fluidez profesional en español.